Wenn Ihr E-Mail-Postfach überläuft, müssen Sie Ihre E-Mails nicht löschen, sondern können diese einfach archivieren. Wie das Schritt-für-Schritt geht, erfahren Sie hier am Beispiel des E-Mail-Programms von Apple: Mail. Das Grundprinzip gilt auch für andere E-Mail-Programme (PC).
E-Mail-Aufbewahrungspflicht nach GoBD - Worum geht es?
Immer mehr Rechnungen werden per E-Mail verschickt und empfangen. Hierfür gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, ebenso wie für per E-Mail verschickte sog. „Handelsbriefe“ (betreffen konkrete Handelsgeschäfte, § 257 Abs. 2 HGB). E-Mails, die nicht im Zusammenhang mit Handelsgeschäften stehen, brauchen nicht aufbewahrt zu werden, z.B. auch reine Werbung. Interner E-Mailverkehr muss auch nur dann aufbewahrt werden, wenn es es Geschäfte zwischen Unternehmen betrifft, diese also einen steuerlichen Bezug haben. Ausführlich und rechtlich fundiert lässt sich das Thema „Aufbewahrungspflichten nach GoBD“ z.B. hier und hier nachlesen (…oder Google nutzen).
Aufbewahrungspflichgen bestehen nicht nur für buchhaltungsflichtige Unternehmen, sondern auch Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind (Quelle).
Da es im Alltag nicht immer einfach, ist bei hunderten täglichen E-Mails zu prüfen, ob konkret eine Aufbewahrungspflicht besteht oder nicht, wird oft im Zweifel einfach alles achiviert. Das Verfahren steht in Konflikt mit der DSGVO, wo Personendaten eben nicht „revisionssicher“ (unabänderlich) ein Jahrzehnt gespeichert werden dürfen, z.B. Bewerbungen nach Absage. Theoretisch muss man wohl diese E-Mails „regelbasiert“ (z.B. alle E-Mails mit betriebsrat@meineFirma.de) oder manuell raussortieren, löschen und so aus der späteren Archivierung ausschließen. Private Mails von Mitarbeitern, wenn diese nicht ausdrücklich zugestimmt haben. (Viele Firmen haben deswegen vorbeugend Betriebsvereinbarungen, dass auf Firmen-Konten private E-Mails gar nicht erst empfangen und geschrieben werden dürfen.)
E-Mail-Archivierung über die Cloud oder über eigene Software
Grundsätzlich muss der Rat lauten, einen Spezialanbieter (Cloud) und Spezialsoftware zu nutzen, mit denen man eine E-Mail-Archivierung theoretisch komplett rechtskonform durchführen kann, z.B. Mailstore (PC-Software), EcoMAILZ (PC und NAS/Synology - für Mac-User mit Computerkenntnissen interessant), Strato (Cloud-Angebot). - Es gibt viele weitere geeignete Anbieter (auch Open Source Software), bitte einfach googlen. Man bekommt dort eine rechtskonforme Archivierung und auch das „Know How“ und die Möglichkeit, Daten „regelbasiert“ auszuschließen, die aus Datenschutzgründen nicht archiviert werden dürfen.
Im nachfolgenden Text geht es schlicht darum, wie man Platz auf seinem E-Mail-Server freiräumt. Denn dieses Problem existiert weiter, selbst wenn man mit der gesetzlichen Datensicherung alles richtig macht, denn diese holt sich E-Mails vom Server ab, löscht dort aber nichts.
Nutzen Sie E-Mail-Konten vom Typ „IMAP“, haben Sie viele Vorteile. Die E-Mails sind an einer zentralen Stelle online gespeichert. So wird die Bearbeitung (neue E-Mails schreiben / E-Mails beantworten, weiterleiten, löschen, etc.) zwischen den von Ihnen verwendeten Endgeräten (Desktop-PC/Mac, Mobiles, Tablets) synchronisiert, so dass Sie nahtlos an einem anderen Gerät weiterarbeiten können. Einen Nachteil gibt es jedoch: Der Mailserver stellt Ihnen für Ihr E-Mailkonto meist nur begrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Ist dieser Speicherplatz verbraucht, können Sie keine weiteren E-Mails empfangen.
Warum sollten nicht so viele Daten online auf dem Mail-Server liegen?
Dass man E-Mails aufbewahren muss, bedeutet aber nicht, dass man seine E-Mails jahrelang auch auf dem E-Mailserver online herumliegen haben sollte:
Möglichkeiten, die Datenmenge auf dem Server zu reduzieren
Für E-Mail-Konten vom Typ „POP“ bitte → hier weiterlesen.
Gehen Sie zunächst in die Konto-Einstellungen von Apple Mail (Menu „Mail“ > „Einstellungen“). Suchen Sie dort das E-Mail-Konto, welches archiviert werden soll. Prüfen Sie zunächst, ob dort in den Einstellungen das Protokoll „IMAP“ voreingestellt ist, sehr wichtig!
Stellen Sie dabei fest, dass Sie ein E-Mail-Konto vom Typ „POP“ nutzen, bitte → hier weiterlesen, denn die folgende Anleitung bezieht sich ausschließlich auf Konten vom Typ „IMAP“.
Wählen Sie im Menü unter „Postfach“ die Option „Neues Postfach …“ aus:
Es erscheint ein Dialogfenster.
Ein neuer Ordner im Verzeichnis „Lokal“ wurde angelegt:
Nichts zu sehen? Dann ist das neue lokale Postfach vielleicht ausgeblendet. Dann einfach mit der Maus über das Wort „Lokal“ (in der linken Postfächer-Spalte in Apple Mail) streichen. Rechts davon wird dann in Grau das Wort „einblenden“ angezeigt, darauf bitte klicken.
Tipp: Ein Klick auf das Plus-Zeichen links daneben ist übrigens eine weitere Möglichkeit, direkt an dieser Stelle ein neues lokales Postfach anzulegen.
Sie sehen dann ein neues Fenster, auf dem der verbrauchte Speicherplatz zu sehen ist:
Jetzt haben Sie einen guten Überblick, wieviel Speicherplatz noch frei ist und ob Sie ggf. archivieren müssen. Schließen Sie dieses Fenster nun wieder.
Nun können Sie die Mails, die Sie archivieren möchten, in den soeben neu angelegten Ordner verschieben:
Glückwunsch, Sie haben gerade Ihr erstes lokale E-Mail-Archiv angelegt!
Für spätere Archivierungen für dieses E-Mail-Konto führen Sie nur noch den letzten Schritt („4 Das lokale Archiv nutzen“) aus.
TIPP: Wie wäre es, nun auch die gesendeten E-Mails zu archivieren. Alles geht genauso wie bei den empfangen E-Mails. Benutzen Sie nicht das gleiche Postfach wie für die empfangenen E-Mails, sondern legen ein neues lokales Postfach dafür an und benennen es am Ende z.B. mit “ - Versand“. Dann kommt nichts durcheinander.
Benutzen Sie noch das alte E-Mail-Protokoll „POP“ (manchmal auch „POP3“ genannt), haben Sie bereits alle E-Mails lokal im E-Mail-Programm gesichert, solange diese dort nicht gelöscht sind. Das Speicherproblem auf dem Server zudem recht einfach zu beheben:
Gehen Sie in die Konto-Einstellungen Ihres E-Mail-Programms. Prüfen Sie zunächst, ob dort das Protokoll „POP“ (oder „POP3“) eingestellt ist. Wählen Sie dann dort aus: „E-Mails entgültig vom Server löschen nach xxx Tagen“ wobei „xxx“ in der Regel 1 Woche ist.
Bei Apple-Mail sieht die Einstellung so aus: